Come domare un ufficio ingombra

È importante che ognuno di voi capisca che l'organizzazione è un processo e che in realtà non è mai "fatto". Puoi creare un sistema che funziona per te adesso, ma ti posso garantire che il sistema dovrà essere modificato periodicamente per continuare a funzionare.

Inoltre, è fondamentale parlare tra di voi e concordare come dovrebbe essere l'ufficio: la vostra definizione di organizzazione è indubbiamente diversa dalla sua. Crea anche "descrizioni dei posti di lavoro": impegnati a vicenda come lavorerai per ottenere e mantenere l'ufficio organizzato. "Ti inoltrerò per te se metti tutto ciò che deve essere archiviato in un unico posto" "Terrò quest'area libera se mantieni l'area libera"

Anche se potresti non capire abbastanza bene il suo lavoro per organizzare i suoi pezzi e parti tecnologici, puoi creare un sistema di archiviazione per i suoi libri e documenti. A seconda del numero di libri che possiede, un'opzione può essere quella di colorare i libri e gli scaffali.

Classificare i libri per argomento e assegnare un colore alla categoria. Compra piccoli punti colorati in qualsiasi negozio di articoli per ufficio, metti il ​​punto sul dorso del libro e metti lo stesso punto di colore sullo scaffale appropriato della libreria. È quindi solo questione di abbinare i colori per ottenere i libri sullo scaffale giusto. Ad esempio, tutti i libri XXX avrebbero un punto blu e si troverebbero sullo scaffale blu della libreria.

L'uso di questo sistema non solo rende facile riporre i libri che possiede attualmente, ma gli dice anche dove mettere i nuovi libri che acquista. Assicurati di creare e pubblicare una legenda in modo da sapere quale colore è uguale a quale categoria e non devi ricordare.

Per i suoi documenti d'ufficio, inizia con due semplici categorie, Azione e Riferimento. Crea un'area per riferimento da archiviare: un vassoio, un cestino, una scatola, il coperchio di una scatola, un cestino, ecc. così può far cadere quei documenti che devono essere archiviati in quel contenitore e puoi archiviarli per lui. Probabilmente dovrai lavorare insieme all'inizio per creare i file di riferimento, soprattutto se non capisci il suo lavoro. Assicurati di iniziare con ampie categorie come nomi di file, ma stai lontano da Varie, Riferimenti, ecc.

Ricorda inoltre di creare le categorie in base a come verranno utilizzate le informazioni e non da dove provengono. Nomi di file come "Email", "Siti Web" e "Articoli" sono inutili; non ti dicono cosa c'è nel file, ti dicono solo da dove provengono le informazioni. I suoi file di azione dovrebbero essere tenuti vicino a lui in modo che siano facilmente accessibili mentre lavora.

Se non ha cassetti nella sua scrivania in cui può mettere i file, o compra un piccolo armadietto può stare vicino alla sua scrivania o procurargli un selezionatore desktop in modo da poter tenere i suoi file correnti sulla sua scrivania. Se i suoi progetti non si prestano ai file, puoi guardare uno smistatore della letteratura, che è una serie di "cubbies", in cui può archiviare comodamente e ordinatamente i suoi progetti. Sono disponibili in varie dimensioni e possono essere facilmente reperibili nei negozi di articoli per ufficio e nei cataloghi.

Aggiornato il 18 giugno 2009