Fatture, fatture, fatture: come ridurre il disordine della carta

Come molti dei miei clienti con disturbo da deficit di attenzione e iperattività (ADHD), Sheila non riesce a organizzarsi e stare al passo con lei disordine di carta a casa e al lavoro.

OK, lo sta dicendo leggermente; il suo appartamento è una gigantesca scatola di lettere, piena di lettere, articoli, banconote e ricevute.

"Ecco la cosa", dice Sheila. "Se scatto un interessante articolo di rivista - e sono tutti interessanti per me - o ricevo una tentazione sollecitante con carta di credito, è qui per restare. Non posso agire subito, quindi lo metto da parte, così che lo avrò quando capirò cosa farne. "

Ogni mese, la famiglia media degli Stati Uniti riceve 80 pezzi di posta indesiderata, tre riviste, sei cataloghi e 10 richieste di carte di credito. E questa è solo posta ordinaria. Quando aggiungi ricevute, articoli ritagliati da riviste e bancomat, non c'è da meravigliarsi che pile di carta siano comuni nelle nostre case quanto i mobili (e talvolta siamo il mobile).

Barbara Hemphill, un adulto con ADHD e l'autore di

Domare la tigre di carta, riassume il problema in questo modo: “Le pile rappresentano decisioni non prese. È difficile concentrarsi abbastanza a lungo per prendere una decisione su ciascun pezzo di carta. E se un documento deve essere archiviato, qualcuno con ADHD può pensare a 17 modi diversi per archiviarlo. Poi c'è il fatto che la gestione della carta è noiosa. Le nostre menti si allontanano dal compito. "

[Attacco delle pile di carta!]

Forse i bambini dei nostri bambini avranno il loro materiale di lettura conservato in un nanocomputer delle dimensioni di un ombelico. Per ora, siamo bloccati con la carta.

I documenti rappresentano azioni

Qual è la soluzione al tuo problema con la carta? Smetti di trattare ogni pezzo di carta nella tua casa come qualcosa di senza vita. Invece, vedi ciascuno come un'azione da intraprendere.

Diciamo che stai scavando da sotto pile di carta. Ordina tutto in tre categorie. Le carte "lanciate" vengono scartate. I documenti "File" vengono archiviati. Le carte che richiedono un'azione più sfumata vanno nel tuo mazzo "Azione"; Sto parlando di tutto ciò che richiede una telefonata o una e-mail, che deve essere data a qualcuno altrimenti, che richiede l'invio di fax, che richiede una firma, che riguarda un progetto in corso e così via.

Ordina rapidamente e non agitarti per le tue decisioni. Chiedi a un amico o un familiare di essere il tuo "doppio corpo", lavorando al tuo fianco e rispecchiando le tue azioni. Oppure, come Sheila, puoi assumere un organizzatore professionale.

Di recente, ho trascorso quattro ore ad aiutare Sheila a sistemare i suoi documenti. Non ebbe problemi a capire quali documenti fossero Toss, File o Action. L'unica sfida era capire cosa fare con le carte che erano finite nella pila delle azioni. Bene, come ho detto a Sheila, ho anche un sistema per quello. Si chiama Paper-Action-Next Encounter o PANEC.

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Affrontare il tuo mucchio di "azione"

L'idea di PANEC è quella di prendere ogni pezzo di carta nel mucchio di azioni e scrivere su di esso l'azione successiva che è necessaria. Non l'azione finale, intendiamoci, o tutte le azioni da intraprendere. Solo l'azione successiva, descritta con parole e frasi che attirano l'attenzione. Sposta ciascun documento di azione annotato in un punto che ritieni ti chiederà di completare effettivamente l'azione.

Come la maggior parte dei miei clienti, Sheila ha subito preso PANEC. Su una pagina strappata da un catalogo, ha scritto "Ordina entro il 1 ° giugno". Su un'offerta di carta di credito, ha scritto "Fai domanda o muori". Ha messo entrambi i fogli sulla sua scrivania, perché è lì che si occupa della gestione finanziaria attività. Buoni alimentari? Li ha registrati sul frigorifero. Ha scritto "Give to Bobby" in un articolo sulle auto ibride, e poi lo ha bloccato nella sneaker di suo figlio (l'unico posto in cui è sicuro di vederlo). E ha registrato un'applicazione che deve completare al suo specchio del bagno, quindi la vedrà ogni mattina fino a quando non sarà terminata.

Sheila prende circa 20 carte Azione alla volta e le distribuisce in casa nelle loro posizioni di Incontro successivo. Dice che rende il processo meno monotono e la aiuta a dissipare l'energia repressa. Potresti preferire fare le cose in modo leggermente diverso. Va bene, purché rimani con l'idea di base.

PANEC lavora per le persone con ADHD perché riduce l'incertezza su cosa fare con ogni documento. Tutto può essere Toss, File o Action. Assicurati solo di non scorrere ciclicamente le carte all'infinito. Se sposti un documento più di due volte, la tua frase di invito all'azione probabilmente non è abbastanza specifica - o forse hai bisogno di maggiori informazioni per decidere quale azione intraprendere.

A seconda di quanti documenti hai, scavare potrebbe richiedere una mattina o diversi giorni. Una volta installato il sistema di gestione della carta, è possibile ridurre al minimo l'ingombro della carta. Che dolce sollievo!

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Organizzati: archiviazione "emozionale"

Inserisci un pezzo di carta in una cartella, annota un nome nella scheda e mettilo fuori dalla vista? Ammettilo, archiviare è così noioso che probabilmente farai quasi tutto per evitarlo. Quando esegui il file, potresti avere difficoltà a recuperarlo in seguito. Hai archiviato il titolo sulla tua auto sotto Auto? Auto? Ford Taurus? Che incubo!

È meglio lasciare che il tuo sistema di archiviazione rifletta come ricordi le cose. "Non dimentico mai che le registrazioni di immunizzazione dei miei figli sono archiviate in" SCATTI ", afferma la mia cliente, Marcia. "Ero solito metterli sotto" SALUTE "o il nome di ogni bambino, ma" SCATTI "dice tutto." Ha archiviato il titolo della sua auto incline alla rottura sotto "LIMONE".

Puoi anche provare a usare Software Paper Tiger. Ti consente di creare più parole chiave per ogni file, quindi non è necessario ricordare una parola specifica.

Qualunque sia il sistema di archiviazione che usi, non essere un "infomania". Imponi limiti a ciò che salvi.

Aggiornato l'8 marzo 2019