Navigazione in un mare di carta

"Devo occuparmi di molti documenti provenienti da molte fonti diverse: i documenti dei miei studenti, i documenti scolastici dei miei figli, la posta che può essere o non essere importante e solo cose. Mi viene da piangere solo per pensare a come questi pezzi di carta sembrano controllare la mia vita. Cosa posso fare? ”- VMT, Maryland

Sei responsabile del documento, non è responsabile di te. Hai tutto il controllo e il potere; la carta non ha nessuno tranne ciò che gli dai. Una volta che lo capisci davvero, diventa più facile gestire tutta la carta che arriva nella tua vita.

Il primo passo è ordinare i documenti e vedere esattamente cosa hai. Classifica le tue carte e crea un posto dove mettere ogni tipo di carta. Controlla la tua posta ogni giorno e assicurati di tenere a portata di mano un grande cestino o cestino: non aver paura di lanciare. Un cestino è uno degli strumenti organizzativi più sottoutilizzati che ognuno di noi ha a disposizione.

Scrivi a Mail Preference Service, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, per ottenere il tuo nome dalle liste di posta indesiderata.

Assicurati di includere tutte le varianti dell'ortografia del tuo nome e scrivigli almeno una volta all'anno. Questo non eliminerà completamente la tua posta indesiderata, ma la ridurrà di circa il 40%.

Chiama 1.888.5.OPT.OUT per rimuovere il tuo nome dagli elenchi di richieste di carte di credito. Se si desidera rimuovere in modo selettivo i cataloghi dalla posta, è sufficiente tagliare o strappare l'etichetta del vestito del catalogo, traccia una linea attraverso il tuo indirizzo, scrivi "Per favore rimuovimi dalla tua mailing list", e spediscilo al azienda. Saranno felici di rimuovere il tuo nome dalla loro lista.

Tenere traccia dei documenti dei tuoi figli può essere semplice come dare a ciascun bambino il proprio cestino o vassoio IN. Man mano che i giornali arrivano ogni giorno da scuola, il bambino (a seconda dell'età) è responsabile del dumping dei fogli nel proprio cestino. Una mia cliente ha attaccato le foto delle sue figlie ai loro cestini invece di usare i loro nomi per identificare quale cesto apparteneva a quale bambino. Avere cestini o vassoi separati impedisce ai documenti dei bambini di confondersi con gli altri documenti che entrano in casa.

La mia ipotesi è che tu abbia degli articoli dei tuoi studenti che richiedono un'azione da parte tua - sia per leggere che per valutare o recensire. Crea un'area di azione vicino a dove esegui quell'azione. Ad esempio, se lavori sui documenti dei tuoi studenti su una scrivania, crea un vassoio di azione sopra o vicino alla scrivania, quindi quando ti siedi per compiere quell'azione, tutti i documenti di cui hai bisogno si trovano in un'unica posizione. È anche importante creare un'area Out per i tuoi documenti d'azione in modo da sapere a colpo d'occhio quali documenti richiedono ancora un'azione e quali no.

Se di solito prendi provvedimenti sui documenti dei tuoi studenti in cucina, o li guardi la sera al soggiorno mentre guardi la televisione, quindi crea l'area di azione e di uscita in cucina o in soggiorno camera. Una delle mie clienti ha esaminato la sua posta in salotto la sera, quindi abbiamo creato una scatola per lei. La scatola conteneva tutto ciò di cui aveva bisogno per elaborare la sua posta, comprese le cartelle, così mentre passava attraverso la sua posta, lasciava cadere ogni pezzo nella cartella appropriata. Quando ebbe finito, rimise letteralmente il coperchio sulla scatola e la posò sul pavimento accanto alla sua sedia. Anche se non ha attraversato la scatola per alcuni giorni, tutto era lì ad aspettarla quando ci si è avvicinata. Potresti facilmente creare qualcosa di simile per gestire i giornali dei tuoi studenti - avere tutto il necessario elaborare le carte a portata di mano, che si tratti di penne, pennarelli, gomme, adesivi, colla, nastro adesivo, punti metallici, punti metallici solvente, ecc.

Se crei quest'area sulla scrivania, questi elementi andrebbero in un cassetto; se crei quest'area nel tuo salotto, puoi usare anche una scatola.

Ci sarà sempre posta che non puoi classificare o prendere una decisione immediatamente, quindi è giusto avere un'area o una cartella per quei documenti a cui devi tornare. La chiave è rivedere quell'area o cartella ogni settimana e ripulirla - prendere una decisione su quegli elementi che è possibile.

Man mano che i documenti si accumulano rapidamente, è fondamentale rimanere aggiornati sui documenti in arrivo. Pianifica un orario per esaminare la posta e i documenti in arrivo ogni giorno o sera in modo che non si accumuli e diventare una pila enorme - è più facile lavorare su una pila piccola ogni giorno rispetto a una pila enorme una volta ogni pochi settimane. È molto meno travolgente e richiede meno tempo della tua giornata.

Aggiornato il 16 ottobre 2009