38 app e componenti aggiuntivi che hanno trasformato la mia produttività

Le app possono facilmente travolgere e sovrastimolare il cervello di qualcuno con disturbo da deficit di attenzione (ADHD o ADD). Nel corso degli anni, ho scaricato personalmente quasi 1.000 app e ho imparato molto sulla verità produttività lungo la strada. Ecco le app che hanno trovato un posto fisso nella mia cassetta degli attrezzi, oltre al perché, nella ricerca dell'app "perfetta", probabilmente stai diventando troppo duro con te stesso.

Quali sono i limiti delle app?

Le app non sono proiettili d'argento. Non esiste un'app che risolva le nostre sfide. Ma ci sono siti, come Se questo, allora quello e Zapier che può aggiungere una foto a una cartella Dropbox quando qualcuno mi tagga su Facebook. Le app fanno cose magiche, ma ogni app, strumento e calendario ci richiede di impegnarci. Le app dell'elenco delle cose da fare ti consentono di catturare facilmente le tue idee e condividere il tuo elenco con la tua famiglia o il tuo team. È possibile riorganizzare gli elementi, inserirli in colonne, codificarli con colori, aggiungere immagini e inviarli tramite e-mail o messaggi di testo. Ma nessuna app per le cose da fare farà il compito per te.

Se vuoi aumentare la tua produttività, all'inizio di ogni giorno, impiega almeno cinque minuti a pianificare la tua giornata. Revisiona e aggiorna il tuo piano cinque volte durante il giorno. Non importa quale strumento usi. È possibile utilizzare carta, un giornale a punti, una lavagna a secco o un'app. Pianificare e rivedere le tue intenzioni ti farà risparmiare tempo in seguito.

Anche quando dobbiamo fare qualcosa che non è urgente, dobbiamo catturare quel compito ora. Se vuoi ottenere di più, continua a rivedere il tuo elenco per tutto il giorno. Dobbiamo accettare il fatto che lottiamo con CRS - Can't Remember Stuff. Quando accettiamo questo fatto, possiamo creare un piano d'azione per rivedere i nostri piani.

Guardo il mio calendario e la mia lista di attività letteralmente 30 volte al giorno. Il mio calendario rimane aperto su uno degli schermi del mio computer. Desideri una schermata aggiuntiva per il tuo calendario? Hai un tablet? Ottieni l'app Duetto. Ti consente di trasformare il tuo tablet o smartphone in un secondo o terzo display. Ho quattro schermi.

[Stai sprecando tempo. Queste app possono aiutarti.]

Hai una TV inutilizzata? Potresti anche essere in grado di trasformarlo in un monitor. Hai bisogno di un cavo speciale. Google il tuo modello TV e il modello del tuo computer con il termine "secondo monitor". (Se hai bambini, chiedi loro.)

Quali sono le app migliori per la gestione di un elenco di cose da fare?

Quando si tratta di app per elenchi di cose da fare, ci sono molte opzioni. La buona notizia, e forse la cattiva notizia, è che puoi usarne quante ne vuoi. Passa ogni settimana o ogni giorno per le tue attività quotidiane, se lo desideri. Se vuoi confondere la tua lista di cose da fare per il giorno o la settimana, provaci. Lo voglio.

Dal momento che lavoro con un team, che richiede la condivisione e la delega di compiti, utilizzo asana. Lo uso da oltre un anno. Non mi piace, ma funziona abbastanza bene. Con Asana, puoi impostare i tuoi progetti in due modi: un elenco con intestazioni o schede, a volte denominate schede KanBan. Mi piacciono le schede perché sono più visive. Mi piace anche il fatto che posso aggiungere una foto alla lavagna e che esiste un'attività in più di un progetto alla volta. Se lo compilo in un posto, ciò si riflette in altri posti.

Ho diversi consigli di progetto ad Asana e svolgo anche la maggior parte della mia pianificazione giornaliera / settimanale / mensile / trimestrale e annuale. I miei progetti hanno l'anno in ciascuna rubrica e ogni colonna ha la seguente intestazione: "Oggi", "Questa settimana" "Settimana successiva", "Questo mese", "Mese successivo" e "Questo trimestre". Pensa agli elementi di ogni colonna come flessibili. Mosso le cose avanti e indietro continuamente. Con questa configurazione, posso vedere gli alberi e la foresta allo stesso tempo. E come per il mio calendario, rivedo e aggiorno Asana più volte al giorno.

[Come un personal trainer per il tuo cervello]

Un altro strumento, simile ad Asana, è Trello, che consente alle schede di interfacciarsi. Queste interfacce sono come note digitali che puoi spostare tra le colonne. Non puoi sbagliare con nessuno di questi. Ricorda, però, devi fare il compito.

Quali app di calendario funzionano per i cervelli dell'ADHD?

Non importa se il tuo calendario è online o su carta. Ciò che conta è che lo usi, lo porti con te e lo guardi ogni giorno. Tienilo fuori e tienilo aperto. Il tuo calendario è tuo amico.

Sono un potente utente del calendario online. Uso iCal, che parla con Google Calendar, con iCal di mia moglie e con il mio programmatore di appuntamenti online, ScheduleOnce. Sul mio iMac, utilizzo iCal, ma utilizzo i calendari di Google che vengono importati in iCal. Sul mio iPhone e tablet, utilizzo Calendari 5.

Proprio come non consiglierei di fare il sabato New York Times Cruciverba a penna, vorrei scrivere sul mio calendario cartaceo a matita. Il nostro calendario e le nostre liste di cose da fare ci offrono flessibilità. Nessuno ottiene tutto sulla loro lista di cose da fare. Se elenchi qualcosa ma non lo fai, trova un'altra volta sul tuo calendario per farlo.

In che modo l'installazione di sistemi può migliorare la produttività

Una grande lezione che ho imparato da nerd della produttività è venuta dai libri, come Procrastinato di proposito, E-Mito, e L'unica cosa. Ho imparato il valore e il potere della sistematizzazione. Se mi occorrono cinque minuti per rispondere a una e-mail e rispondo a 10 e-mail al giorno, ogni giorno, è meglio passare due ore di fila su una risposta e-mail se posso sistemarla. Il mio strumento preferito per cose come questa è TextExpander. Ti consente di creare il tuo codice di scelta rapida e, quando lo digiti, si espanderà in una stringa di testo più grande. È possibile creare modelli con riempire gli spazi vuoti, menu a discesa e simili. C'è un po 'di una curva di apprendimento, ma secondo le mie statistiche utente, ho risparmiato 40 ore di lavoro.

Le migliori app di email e domare

La tua casella di posta elettronica è un elenco delle priorità di altre persone. Dire che non mi piace l'email è un eufemismo. Ne prendiamo troppo. Per quanto non mi piaccia il telefono, dal punto di vista dell'efficienza temporale, molte delle e-mail a cui inviamo o rispondiamo sarebbero più veloci da gestire al telefono.

Imposta un orario per controllare, elaborare e rispondere alla tua email. Non fare questa prima cosa al mattino. Per il bene del tuo cervello, disattiva le notifiche via email. Se il tuo capo ti richiede di tenerli attivi, potrebbe valere la pena parlarne.

Non vuoi perdere nessuna email importante, quindi imposta i filtri email. I filtri e-mail consentono di identificare e-mail prioritarie, nonché newsletter, spam e e-mail meno importanti. Non ho intenzione di spiegare come farlo qui, ma c'è un piccolo sito web chiamato Youtube che può mostrarti come. Cerca i filtri e-mail e il tuo provider di posta elettronica (Gmail / Yahoo / Outlook) e troverai video su come farlo. Un ragazzo di nome Steve Dotto ha un sacco di fantastici video tecnologici.

Viene chiamato un altro strumento per la gestione della posta elettronica unroll.me. L'app inserirà tutte le newsletter e-mail in abbonamento in un riassunto giornaliero o settimanale. Ti consente inoltre di annullare l'iscrizione a qualsiasi e-mail che non desideri più.

L'ultimo strumento per la posta elettronica è per Gmail. È chiamato Posta in arrivo. Puoi posticipare un'email e farla riapparire nella parte superiore della posta in arrivo in base all'ora o alla posizione. Se vedo che ho ricevuto un'email importante a cui devo rispondere quando arrivo nel mio ufficio, la posticiperò in base alla posizione. Anche altre app lo fanno, quindi se non sei un utente Gmail, accedi al tuo app store e verifica se il tuo provider di posta elettronica ha questa funzione. È un vero aiuto per i giocolieri di posta elettronica.

Quali app condividono, archiviano e salvano e-mail?

Dropbox semplifica l'archiviazione, la condivisione e il salvataggio dei file e hanno implementato una nuova funzionalità chiamata Smart Sync. Tutti i tuoi file appaiono come se fossero sul tuo computer, ma in realtà vivono nel cloud. Questo è utile quando hai più di due terabyte di file e lavori su più computer.

Conosco persone che usano cinque diversi programmi cloud gratuiti, perché non vogliono pagare per l'archiviazione dei file. Se riesci a farlo, più potere per te. Ma devo ancora incontrare qualcuno con ADHD che può tenere traccia di ciò che va dove.

Le app possono migliorare la mia scrittura?

Mio figlio ha sei anni. È molto dotato ed è un fantastico speller. Non lo capisce da me. Grammarly è un plug-in Web che aiuta con l'ortografia e la grammatica durante la digitazione online. Se confondi spesso "allora" con "than", Grammarly te lo dirà. Se hai bisogno di una virgola o se ne usi inutilmente, anche Grammarly lo vedrà.

App che ti aiutano a rimanere in attività

Non avevo intenzione di scrivere sulle cuffie, ma mentre pensavo a quale tecnologia dipendessi, ho deciso di includerlo. Prima ho comprato il mio Cuffie Bose QuietComfort 35 con cancellazione del rumore, Ho fatto shopping per le cuffie per un anno intero. Ho visto queste cuffie con un prezzo di $ 400 come un lusso, anche se le indosso quasi tutto il giorno. Li uso per il podcasting e i miei gruppi di coaching online. Non sapevo quanto queste cuffie eliminassero le distrazioni uditive. Conosci il detto "Una volta un lusso, ora una necessità"? Le mie cuffie Bose sono diventate quella. Se fossero persi o rotti, non ci penserei due volte a sostituirli.

Quali app possono aggiornare il cervello dell'ADHD?

Andare a letto al momento previsto è stata una lotta per tutta la vita. Il problema di andare a letto troppo tardi arriva quando suona l'allarme. Se siamo in una fase profonda del sonno quando suona la sveglia, saremo intontiti per le prime ore del giorno. Passiamo la giornata nella nebbia del cervello e quando vogliamo rilassarci per la sera, il nostro cervello si sveglia e il ciclo continua.

Lo chiamo "ciclo di sonno della produttività dell'ADHD": restiamo alzati fino a tardi per terminare il lavoro, quindi siamo stanchi e abbiamo problemi a concentrarci il giorno successivo, quindi restiamo alzati fino a tardi per terminare il lavoro.

Il Ciclo del sonno l'app ci dà un modo per interrompere questo schema. L'app determina la qualità del nostro sonno utilizzando l'accelerometro all'interno del tuo smartphone. La funzione di allarme intelligente ti sveglia in base alla fase del sonno. Se devi svegliarti entro le 7:00, Sleep Cycle ti sveglierà in una finestra di 20-30 minuti in base alla fase di sonno più leggera. Ho usato questa app per tre anni e la adoro.

Come posso essere puntuale alle riunioni?

Prossimo incontro per Mac OS è un piccolo widget che si trova nella parte superiore destra dello schermo vicino all'orologio e alla barra WiFi. Ti consente di sapere quanto tempo hai fino alla prossima riunione. Si sincronizza con Google Calendar e iCal. Se la riunione inizia tra due minuti, ti dirà che la riunione è ora, il che è molto utile. Puoi disattivare le notifiche sul tuo computer e non perdere la prossima riunione.

Amo la tecnologia, essere produttivo e imparare cose nuove. Come persona motivata, curiosa, orientata alla crescita, che ha l'ADHD e ha imparato a vedere i fallimenti come feedback, posso dire questo: il percorso verso una grande vita non è facile. Non esiste un'app in grado di ricablare il nostro cervello ADHD. Ma se restiamo curiosi, abbiamo compassione per noi stessi e ci concentriamo sulla crescita incrementale, possiamo vivere una vita straordinaria. Può essere difficile, ma va bene. Possiamo fare cose difficili.

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Componenti aggiuntivi che migliorano Google Chrome

Se usi Google Chrome, c'è un app store che ha molti utili widget, app ed estensioni per esso. Ecco cosa ascoltano i miei podcast (ADHD ricablato) affermano di usare:

Gestori di password

• 1Password
• LastPass

Scrittura / Grammatica / Comunicazione

• bumerang e Calendario Boomerang. Due plug-in Gmail che tengono traccia delle e-mail e programmano le riunioni all'interno della tua e-mail.
• Grammarly (vedi sopra).
• Snap & Leggi universale. Lettore di testo che semplifica il vocabolario, traduce il testo, legge testi inaccessibili.

Ridurre le distrazioni / aumentare la concentrazione

• Quantità di moto. Una schermata iniziale che chiede "Qual è il tuo obiettivo principale per la giornata?" Se rispondi, ti ricorderà tale obiettivo ogni volta che apri una nuova scheda.
• Blocco feed di notizie di Facebook
• AdBlock
• uBlock Origin. Quando Internet è lento, questo libererà la larghezza di banda che occupano gli annunci.

Gestione di troppe schede aperte

Esistono molte fantastiche estensioni di Chrome per questo problema ADHD comune:

• OneTab. Elimina le schede extra.
• Session Buddy. 100 schede del browser? Sono storia!
• La grande bretella. Scarica le schede del browser, in modo che non possano masticare tonnellate di memoria. Un semplice clic del mouse ricarica la pagina.
• Toby. Un'estensione per la gestione delle schede.

Lettura senza distrazioni

• CleanPrint. Ti consente di stampare una versione di solo testo di un articolo online. Nessuna immagine. Nessuna pubblicità.

Tenere traccia del tuo lavoro

• backstop. Disabilita il pulsante backspace dall'attivazione del browser per passare a una pagina precedente. Se hai perso il lavoro compilando un modulo online perché backspace ti ha fatto tornare indietro, questa è un'ottima estensione.
• Pomodoro Timer
• Assistente Pomodoro

Organizzazione di articoli e siti Web per il futuro

• Tasca. Salva pagine Web.
• Evernote. Semplifica l'acquisizione e il salvataggio di articoli da pagine Web.

Come rendere le cose da fare più chiare e gestibili

Guarda il tuo elenco di attività. Trova le attività che hai annotato come sostantivi e aggiungi i verbi. Ad esempio, se hai scritto "dottore" sul tuo elenco, qual è il compito effettivo che è implicito? Devi chiamare il tuo dottore? Devi trovare un dottore? Il mio compito direbbe: “Chiama il Dr. Goldberg, al 555-555-5555, per programmare un fisico annuale e chiedere se ho bisogno di lavoro di laboratorio. Dopo che il mio appuntamento è programmato, pianifica i laboratori. ”Sono così specifico. Provalo. Potresti scoprire che l'app non è stata il problema. È quando vedi "dottore" nella tua lista, non sai quale dovrebbe essere il tuo primo passo.

[Gli strumenti per organizzare senza i quali non dovresti vivere]

Aggiornato il 18 ottobre 2019