Comunicazione sul posto di lavoro: un foglietto illustrativo sull'ADHD

Spargi la voce: capacità di comunicazione efficaci sono fondamentali in qualsiasi carriera. Indipendentemente dal settore o dalla funzione lavorativa, sapere come trasmettere il tuo messaggio ti aiuterà a ottenere il risultato che desideri.

Dalla scrittura di e-mail alla gestione di riunioni, concentrati sull'efficacia comunicazione sul posto di lavoro con questi consigli.

Come comunicare in modo efficace sul lavoro

1. Qual è il tuo messaggio?

• Prima di discutere o incontrare, pensa. Chi è il tuo pubblico? Cosa vuoi che porti via il tuo pubblico? Vuoi aggiornare il tuo pubblico sullo stato di un progetto? Hai bisogno di avvisarli di un cambiamento o di un problema?
• Individua un invito all'azione. Vuoi che il tuo pubblico faccia qualcosa con le informazioni che hai fornito. Altrimenti, perché stai comunicando? Esempi di parole e frasi di invito all'azione includono quanto segue: recensione; fornire input; approvare; prendere una decisione; piano; e creare.
• Cosa deve sapere il tuo pubblico per agire in base al tuo invito all'azione?
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  Se sei colpevole di diarrea verbale, pianifica, perfeziona e prova il tuo messaggio. Evita di ripetere informazioni che il tuo pubblico conosce già.
• Qual è il modo migliore per comunicare il tuo messaggio? Un incontro? Un'email? Una telefonata veloce?

2. Consegna il messaggio

Suggerimenti per la scrittura di e-mail

Chiarezza e brevità sono fondamentali per e-mail efficaci. In questa era di sovraccarico di informazioni le persone non cercheranno il tuo messaggio.

• Scrivi una riga dell'oggetto chiara che includa quanto segue:
  • il soggetto
  • [CALL to ACTION], se presente
  • scadenza, se prevista
  • Ecco una riga dell'oggetto di esempio: [DECISIONE RICHIESTA] Decisione fornitore progetto ABC entro nov. 16, 14:00 ET
• Disporre sinteticamente le informazioni nel corpo dell'e-mail.
  • Inizia con l'invito all'azione. Scrivere, "Ti mando questo perché dobbiamo prendere una decisione su [x] entro [tempo].”
  • Fornire solo informazioni pertinenti. Non più di cinque frasi è la regola pratica. Ovviamente la durata dipenderà dall'argomento.
• Rendi la tua email scansionabile.
  • Supponiamo che i lettori scorrano il tuo messaggio. Gli elenchi puntati aiutano a guidare il lettore e incoraggiano la brevità da parte tua.
  • Utilizza i sottotitoli per raggruppare le informazioni.
  • Evidenzia, grassetto e/o sottolinea il testo essenziale.
  • Usa la spaziatura per spezzare blocchi di testo.
  • Se applicabile, fornire opzioni e passaggi successivi in ​​forma numerata.

3. Gestisci riunioni efficaci

• Crea e seleziona le migliori condizioni per promuovere la concentrazione.
  • Elimina tutto il possibile distrazioni. Evita di incontrarti in un bar affollato o anche in un angolo affollato dell'ufficio, ad esempio, se i rumori ti distraggono.
  • Pianifica di incontrarti quando sei calmo e vigile. Non incontrarti durante la parte più stressante della tua giornata o quando sei stanco e perdi la concentrazione.
• Preparare un'agenda a tempo per mantenere la riunione in pista e andare avanti.
  • Includi informazioni di base pertinenti e utili nella tua agenda. Portare documenti giustificativi, se necessario. Copia i partecipanti sulle informazioni se si tratta di una riunione numerosa.
• Piano per prendere appunti.
  • Registra la sessione per un facile riferimento. Puoi creare una trascrizione dal file audio, anche se molti strumenti oggi consentono la generazione della trascrizione in tempo reale mentre è in corso una registrazione.

[Leggi: Come andare d'accordo con i gruppi di lavoro]

• Guida l'incontro con l'invito all'azione e il "perché".
  • Preparati con un elenco di potenziali soluzioni per raggiungere l'invito all'azione.
• Piano per domande e obiezioni.
  • Aspettati preoccupazioni. Pensa in modo proattivo alle risoluzioni. Prendi in considerazione l'estrazione di più dati, fornendo un progetto aggiornato scadenze, affrontando le misure adottate per evitare problemi, ecc.
  • Essere curioso sulle prospettive e le motivazioni degli altri. Ascolta le loro parole; non usare il loro tempo di parola per pensare a una risposta. Chiedi al relatore di condividere esempi specifici se ne hai bisogno.
  • Concediti il ​​tempo di rispondere a domande difficili. Se fai fatica a far uscire i tuoi pensieri in questo momento, dì, "È un buon punto. Posso avere un po' di tempo per pensarci e tornare da te?" La pausa va bene; è molto meglio che dare una risposta e mostra all'altra persona che ci tieni abbastanza da sviluppare una risposta esauriente.
  • Parafrasi per mostrare all'altra persona che capisci quello che stanno dicendo. Dire, “Quello che ho capito da quello che hai detto è [x]. È corretto?"
• Pianifica come gestirai le emozioni negative.
  • Usa gli script per mettere in pausa l'azione. Dire, “Ho bisogno di un momento. Possiamo fare una pausa di 5 minuti così possiamo riprenderci?
  • Pratica semplici esercizi di respirazione. Anche fare alcuni respiri profondi è sufficiente per riportare la calma.
  • Tieni un elenco di affermazioni positive per raccontarti al momento. Dire, "Mi concentro sulle soluzioni piuttosto che sui problemi." E “Ho il controllo delle mie emozioni. Scelgo di rispondere con grazia”.
• Registra decisioni e risultati. Ribadi i passaggi successivi, le responsabilità, le scadenze e altre informazioni importanti che provengono dalla tua riunione.

Comunicazione sul posto di lavoro con ADHD: i prossimi passi

• Download gratuito: 10 regole per una produttività a prova di ADHD sul lavoro
• Leggere: Dove concentrazione, fatica e irrequietezza si incontrano
• blog: "Ho condiviso troppo dicendo ai miei nuovi colleghi che condividevo abitualmente?"

Il contenuto di questo articolo è stato derivato, in parte, dal webinar ADDitude ADHD Experts intitolato "GTD @ Work w/ ADHD: come stabilire aspettative, rispettare le scadenze e aumentare la produttività” [Video Replay & Podcast #431] con Linda Walker, PCC, trasmesso il 15 novembre 2022.

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