D: Quali documenti importanti dovrei archiviare vs. Triturazione?

D: “La mia mancanza di un file system significa che pile di carta sono ovunque in casa. Dove metto le cose su file sia su computer che su carta? Fatture di assicurazione pagate, fatture mediche. Devo ancora pagare la mia tassa di proprietà. Ho solo bisogno dell'elenco tutto compreso per favore. ” - Tocar2662

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Ciao Tocar2662:

Ah, il scartoffie temute. Semplicemente non smette di accumularsi, giusto? E sapere cosa conservare e quali file creare può fare la differenza nel sentirsi organizzati e sotto controllo. Nel corso degli anni, ci è stata posta questa domanda così spesso che abbiamo compilato un elenco "core" di file / documenti che ogni casa dovrebbe avere. Inoltre, contatta il tuo consulente finanziario o commercialista per assicurarti di conservare ciò che è necessario per i tuoi registri. Sapranno meglio cosa è richiesto.

Prima di arrivare all'elenco tutto compreso, volevo darti le mie due migliori strategie per organizzare i tuoi documenti. A che serve un elenco se non è organizzato?

Pensa al passato, al presente e al futuro quando crei file cartacei e digitali.

+ PASSATO i file rappresentano documenti che è necessario conservare ma che non è necessario accedere regolarmente. Pensa a tasse, polizze assicurative, vecchi documenti di assicurazione sanitaria. Questi possono essere archiviati in schedari, scatole o addirittura raccoglitori e inseriti Conservazione. Se hai questi tipi di file sul tuo computer, possono anche essere classificati in questo modo e collocati in cartelle separate dai tuoi documenti attuali per renderli invisibili.

+ PRESENTE è quello che ti serve e usa ORA. Le attuali fatture, informazioni mediche, piani di viaggio, estratti conto trimestrali e progetti familiari rientrerebbero in questa categoria. Questi elementi devono essere nel tuo "bene immobile principale". Inserisci questi documenti in file desktop a casa tua scrivania, cestini sul bancone della cucina o un carrello rotante che si sposta da una stanza all'altra per la massima semplicità accesso.

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+ FUTURO è costituito da documenti a cui è necessario accedere eventualmente, ma non ora (piani di viaggio futuri, progetti di ristrutturazione della casa, ecc.). Conservare quelli in cui sono facilmente accessibili ma non necessariamente in vista. Mi piace creare raccoglitori con maniche in plastica trasparente per contenere tutti i miei materiali futuri. Si siedono sulla mia libreria e quando ne ho bisogno, sono tutti pronti per partire.

Vai senza carta ogni volta che è possibile.

Paga le tue fatture online, scansiona le ricevute e iscriviti a un programma di applicazione mobile che memorizzerà tutte le tue cartelle cliniche. Crea cartelle sul tuo computer allo stesso modo in cui faresti il ​​tuo file cabinet. Qualunque modo tu possa pensare di ridurre la carta in arrivo eliminerà lo stress e lo sconvolgerà!

Ora per quella lista. Ecco cosa consiglio a ogni famiglia di tenere nel proprio "archivio file!" Queste sono solo le basi; altri elementi verranno aggiunti a seconda della situazione personale.

• Atti, mutui e cambiali
• Dichiarazioni fiscali annuali
• Dichiarazioni di fine anno per gli investimenti
• Documenti legali (certificati di nascita, licenza di matrimonio, documenti di divorzio, passaporti)
• Documentazione e ricevute di miglioramento domestico
• Ricevute per acquisti importanti - a fini di garanzia e assicurazione
• Wills
• Testamenti vivi
• Designazione della procura
• Istruzioni mediche e di sepoltura
• Indicazioni del beneficiario
• Certificati immobiliari
• Titoli automobilistici e documenti
• Polizze vita attuale e passata
• Cartelle / politiche mediche
• Record di istruzione
• Registri del piano pensionistico
• Registri del piano pensionistico
• Mementos

Per quanto riguarda gli estratti conto bancari e delle carte di credito? Questa è una decisione personale. Non tengo il mio in quanto posso facilmente accedere a tutte queste informazioni online. Ma potresti sentirti più sicuro con quei documenti a portata di mano.

Inoltre, se stai conservando i file sul disco rigido del tuo computer, mi assicurerei di eseguirne il backup su un disco rigido esterno o nel Cloud in caso di crash del computer. E se desideri maggiori informazioni, visita il nostro sito Web, orderoochaos.com e vai al nostro hub per scaricare i nostri elenchi.

In bocca al lupo!

[Q: Come posso impedire alla vita di accumularsi intorno a me?]

Aggiornato il 16 giugno 2020