Caro allenatore organizzatore: come posso tenere il passo con tutte queste pile?

D: "Qual è il modo migliore per organizzare documenti e fatture?" —Boston Mamma

D: “Abbiamo bisogno di strategie per organizzare ed elaborare carta di ogni genere. Fatture, richieste di beneficenza, documenti assicurativi, documenti finanziari... " -Margo

D: “Ogni settimana, una pila di carta e altri oggetti alti circa sei pollici si accumulano sul mio tavolo da cucina. Sono una mamma occupata di quattro persone con due cani, sono in una scuola di specializzazione e insegno in un programma di doposcuola un giorno alla settimana. Ho due bambini (9 e 13) con ADHD e mi è stato recentemente diagnosticato. Faccio così tante cose come ordinare la posta nel cestino, pagare le bollette immediatamente, modificare e dare le cose via. Tengo un diario dei proiettili, che è uno strumento straordinario per tenere organizzati i programmi di me e di tutta la famiglia. Quindi su questo mucchio... Se non lo metto via entro la fine della settimana, si sposta sul pavimento del soggiorno e da lì, se non riposto di solito finisce in una borsa nascosta da qualche parte quando arriva la compagnia. Siamo sei persone che vivono in 1.600 mq. ft. casa organizzata, ma piena. Ho provato sorter, fogli, scatole, cestini - niente di tutto ciò ha funzionato per domare il mucchio. È terribile dover trovare qualcosa e non sapere dove si trova. Deve esserci un modo migliore. "

-Bklynebeth

D: "Ho bisogno di buoni sistemi per gestire (1) pratiche burocratiche (2) liste di cose da fare e (3) un programma giornaliero e settimanale per me e i miei figli." -SDTwinMom

---

Ciao Boston Mom, Margo, Bklynebeth e SDTwinMom:

Ah, il scartoffie temute. Semplicemente non smette di accumularsi, giusto? Sembra che tu abbia bisogno di un giubbotto di salvataggio solo per evitare di affogare. Un attimo! Sono qui per salvarti.

La chiave per stare al passo con le scartoffie è creare sistemi semplici ed efficienti che funzionino per cervelli con disturbo da deficit di attenzioneADHD o ADD). Come fai a sapere cosa funziona? Inizia ponendoti le seguenti domande:

• Sono un filer o un piler?
• Revealer o correttore?
• Devo vedere le cose per ricordare che esistono?
• Mi piacciono le cose con codice colore?
• Dove posso disporre di ampio spazio per archiviare file e documenti?
• Altri hanno bisogno di accedere a questi documenti?

[Download gratuito: 22 strategie per eliminare il disordine]

Ponendo queste domande, i sistemi si formeranno naturalmente. E il metodo migliore è quello che puoi configurare, gestire e accedere comodamente. Ecco alcune strategie per iniziare:

1. Pensa al passato / presente / futuro durante l'organizzazione e l'archiviazione di documenti.

• PAST rappresenta documenti che è necessario conservare ma che non è necessario accedere regolarmente. Pensa a tasse, polizze assicurative, vecchi documenti di assicurazione sanitaria. Questi possono essere archiviati in schedari, scatole o addirittura raccoglitori e messi in deposito.
• PRESENT è ciò di cui hai bisogno e utilizza ADESSO. Le fatture attuali, le informazioni mediche, i piani di viaggio rientrerebbero in questa categoria. Questi oggetti devono essere nel tuo “bene immobile principale”. File desktop sulla scrivania del tuo ufficio a casa, cestini sul bancone della cucina o persino un carrello rotabile che puoi spostare da una stanza all'altra.
• FUTURO è costituito da documenti a cui alla fine accederai, ma non ora (piani di viaggio futuri, piani di ristrutturazione della casa, ecc.). Conservare quelli in cui sono facilmente accessibili. Mi piace creare raccoglitori con maniche di plastica trasparente per contenere i miei materiali futuri.

2. Usa il tuo spazio aereo.
È letteralmente il mio modo preferito di organizzare i documenti. Appendi i portariviste o i file di filo al muro per organizzare in modo efficiente posta e altri documenti. L'uso del tuo spazio aereo aiuta a mantenere visibili e importanti i documenti importanti. Etichetta i file sospesi per rendere l'organizzazione semplice e veloce. Oppure usa il tuo spazio sulla parete per creare un centro messaggi. Usa lavagne magnetiche, sughero, lavagne a secco, per tenere in mano i documenti di cui hai bisogno per accedere rapidamente, tenere in vista gli elenchi di cose da fare e gli orari delle famiglie facilmente accessibili.

[Autotest: il disordine e la disorganizzazione sono fuori controllo?]

3. In caso di dubbio, buttalo fuori.
Ho un po 'di cuore quando si tratta di questo. Ma prima che QUALSIASI carta arrivi a casa mia, viene ordinata sul cestino o sul trituratore. La maggior parte della carta non è personale, quindi non trattarla come tale. Fai tagli duri e sbarazzati di ciò che non ti serve prima che occupi spazio nella tua casa.

4. Vai senza carta il più possibile.
Paga le tue fatture online, scansiona le ricevute e iscriviti a un programma di applicazione mobile che memorizzerà tutte le tue cartelle cliniche. Crea cartelle sul tuo computer come faresti con il tuo file cabinet. Ad ogni modo, puoi pensare di ridurre la carta in arrivo per eliminare lo stress e travolgere.

5. Uno dentro, uno fuori.
Questa regola si applica a TUTTO ciò che possediamo (sì, anche la carta), specialmente se viviamo in piccoli spazi. Blylynebeth, hai menzionato un mucchio dettagliato di cose che vanno dalla tua cucina al soggiorno fino a un sacchetto di carta. Una donna saggia una volta disse che il disordine è in ritardo nel processo decisionale. Mi piace fare un ulteriore passo avanti e chiederti se hai spazio per tutto ciò che vuoi conservare? E se è così, tutto ha una casa specifica in modo da sapere dove va tutto? Una volta che designiamo case per tutte le nostre cose, il mantenimento dei nostri sistemi organizzativi segue naturalmente.

[ADDitude Editors Condividi: I prodotti che amiamo!]

* BOSTONMOM, hai anche chiesto idee per la creazione di sistemi di compiti a casa per il tuo 5 ° selezionatore. Dai un'occhiata alla colonna che ho scritto su questo argomento esatto Qui. E se desideri ulteriori informazioni, visita il mio sito Web all'indirizzo orderoochaos.com.

---

Il guru dell'organizzazione Leslie Josel, di Order Out of Chaos, risponderà alle domande di additude i lettori su tutto, dal disordine di carta alle camere da letto della zona del disastro e dalla padronanza delle liste di cose da fare all'arrivo puntuale ogni volta.

Invia le tue domande qui!

Aggiornato il 20 settembre 2018